E-doręczenia - na czym polega usługa i kiedy stanie się dla przedsiębiorców obowiązkiem?
Listy polecone z urzędów, a z drugiej strony potwierdzenia nadania i odbioru budują stos dokumentów firmowych. Już teraz można zamienić komunikację papierową na elektroniczną. Na Koncie Przedsiębiorcy na stronie gov.pl należy złożyć wniosek o założenie adresu do e-doręczeń. Od 5 lipca 2022 roku będzie można to zrobić również przy rejestracji bądź aktualizacji wpisu w CEIDG i KRS.
Póki co e-doręczenie nie jest obowiązkowe dla przedsiębiorców. Natomiast jest wygodną
i szybką opcją kontaktu z urzędami. Jest równoważne z osobistą wizytą w oddziale i listem poleconym.
Co to jest e-doręczenie?
Ustawa o doręczeniach elektronicznych z trzymiesięcznym poślizgiem weszła w życie w październiku 2021 roku (pierwotnie planowana była na lipiec). E-doręczenie jest usługą, dzięki której można wysyłać i odbierać listy urzędowe. Swoją drogą, korzystając z tego sposobu komunikacji z urzędami, przedsiębiorca zaoszczędzi na kosztach wysyłki. Po utworzeniu skrzynki mailowej, przedsiębiorca przechowuje również w niej korespondencję. Jest to więc nie tylko tania, ale bardzo wygodna opcja- ograniczająca ilość dokumentów w firmie.
W przypadku działalności wpisanych do CEIDG, przedsiębiorca może samodzielnie zarządzać skrzynką mailową, ewentualnie wyznacza administratora. Natomiast firmy wpisane do KRS mają obowiązek określenia osoby, która będzie administratorem skrzynki.
Dowód wysyłki i odbioru, szybkie ustalanie adresu odbiorcy
W przypadku listów poleconych, choć nadawca posiada potwierdzenie nadania z numerem przesyłki, to zlokalizowanie zaginionego listu nie zawsze jest możliwe. E-doręczenia diametralnie zmieniają tą sytuację. Wysyłając list, przedsiębiorca otrzymuje akceptowany i wiarygodny dowód nadania oraz odbioru. Ma dostęp do informacji nie tylko o dniu wysłania listu, ale też o której godzinie.
Kolejna praktyczna funkcja usługi to szybkie ustalenie adresu do e-doręczeń konkretnego urzędu. Poza tym list można wysłać o dowolnej porze, korzystając z laptopa, smartfona bądź telefonu. Dzięki e-doręczeniom omijanych jest kilka etapów: wydruk pisma, pójście na pocztę, wypełnienie potwierdzenia nadania i wysłanie. To wszystko dzieje się z pozycji urządzenia z dostępem do internetu.
Korzystając z e-doręczeń przedsiębiorca ma pewność co do pochodzenia korespondencji oraz tego, że list po drodze nie został otwarty, a informacje nie trafiły w niepowołane ręce.
Od kiedy e-doręczenia wchodzą w urzędach?
Usługa elektronicznych doręczeń będzie wchodzić w życie etapami. W przypadku urzędów:
- ZUS, NFZ, KRUS, organy administracji rządowej (oraz jednostki budżetowe, które je obsługują), organy kontroli państwowej i ochrony prawa (jednostki budżetowe, które je obsługują)- 5 lipca 2022 roku,
- uczelnie, PAN- 1 stycznia 2023 roku,
- samorząd terytorialny, ich związki- 1 stycznia 2024 roku,
- sądy i trybunały, prokuratury, komornicy, SW, organy ścigania- 1 października 2029 roku,
- pozostałe podmioty publiczne- 1 stycznia 2025 roku.
Od kiedy e-doręczenie obowiązkowe dla przedsiębiorców?
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG muszą mieć skrzynkę mailową do e-doręczeń od
1 października 2026 roku. Natomiast firmy wpisane do KRS przed 5 lipca 2022 roku, muszą mieć adres do e-doręczeń od 1 października 2022 roku.
Usługa hybrydowa dla wykluczonych cyfrowo
Firmy, które nie chcą korzystać z usług elektronicznych, mają do wyboru póki co tradycyjną drogę. Będzie się to odbywać w ramach tzw. usługi hybrydowej. Urząd wyśle pismo w wersji elektronicznej, a następnie zostanie ono wydrukowane, zapakowane i wysłane. W urzędzie będzie przechowywane w wersji elektronicznej na skrzynce pocztowej.
E-doręczenia mogą przynieść jeszcze jedną dużą korzyść. Zamykają drogę oszustom podszywającym się w wiadomościach mail pod urzędy.
Źródło: www.mala-firma.pl
