Co trzeci nowy przedsiębiorca zakładał firmę na papierze. Od 1 listopada zrobi to już sam, bez urzędnika!

Co trzeci nowy przedsiębiorca zakładał firmę na papierze. Od 1 listopada zrobi to sam, bez urzędnika.

Za nieco ponad 2 tygodnie, 1 listopada 2026 r., urzędy gmin przestaną przyjmować papierowe wnioski o założenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Dla wielu osób to większa zmiana, niż się wydaje. Jeszcze w 2024 r. co trzeci wniosek o wpis nowej firmy do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) trafiał do urzędu na papierze. Przy ok. 289 tys. takich wniosków rocznie to blisko 100 tys. osób, które od listopada muszą przesiąść się do internetu i samodzielnie przejść przez formularz, w którym zapadają pierwsze decyzje o podatkach, ZUS i VAT.

Papier wciąż w co trzecim wniosku. Zmiany już na horyzoncie

Z danych systemu CEIDG, przytoczonych w uzasadnieniu nowelizacji przygotowanej przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii, wynika, że w 2014 r. przez internet składano zaledwie 4 proc. wniosków o założenie firmy. Dziesięć lat później było to 66 proc. Postęp jest ogromny, ale oznacza też, że co trzeci przyszły przedsiębiorca wciąż wybierał wizytę w urzędzie. Według ministerstwa udział wniosków składanych online jest zbliżony w całym kraju, więc nie jest to problem wyłącznie małych gmin.

Podstawą zmiany jest ustawa z 13 marca 2026 r. nowelizująca ustawę o CEIDG. Od 1 listopada 2026 r. elektronicznie składa się wnioski o rozpoczęcie działalności. Pozostałe wnioski, czyli o zmianę wpisu, zawieszenie, wznowienie i wykreślenie firmy, przejdą do sieci od 1 listopada 2028 r. To będzie trudniejszy etap. W 2024 r. aż 57 proc. wniosków o zakończenie działalności wciąż składano na papierze.

Urzędnik już nie pomoże, ale jest jeden wyjątek

Dotąd urzędnik gminy przyjmował papierowy formularz CEIDG-1 i przenosił go do systemu w postaci elektronicznej. Od listopada tej ścieżki nie będzie. Wniosek złożymy w serwisie biznes.gov.pl, w aplikacji mObywatel albo przez zewnętrzne serwisy. Podpiszemy go profilem zaufanym, podpisem osobistym z e-dowodu albo podpisem kwalifikowanym. Kto nie ma żadnego z tych narzędzi, powinien zacząć od profilu zaufanego, który najszybciej założyć przez bankowość elektroniczną. Wyjątek przewidziano tylko dla osób niepełnoletnich zakładających firmę. Ich wnioski gminy będą przyjmować na papierze do 31 października 2028 r.

Sam formularz nie jest trudny, a elektronizacja to dobry kierunek. U nas rejestrujemy działalności online od lat. Przyszły przedsiębiorca odpowiada na kilka pytań w prostym formularzu, cały proces zajmuje ok. 15 minut, a gotowy wniosek podpisuje profilem zaufanym. Usługa jest bezpłatna. Trzeba jednak pamiętać, że system CEIDG przyjmie każdy poprawny formalnie wniosek, także taki, który jest dla przedsiębiorcy po prostu niekorzystny. Dlatego rejestracji online nie traktowałbym jak tylko przejście formularza. To pierwsze decyzje biznesowe, a część z nich trudno potem odkręcić. Kilka minut klikania, skutki na cały rok

Po pierwsze, forma opodatkowania. Można ją wskazać już we wniosku do CEIDG. Kto tego nie zrobi, ma czas do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnął pierwszy przychód. Jeśli przegapi ten termin, do końca roku rozlicza się według skali podatkowej. Po drugie, ZUS. Nowy przedsiębiorca może przez pierwsze sześć pełnych miesięcy korzystać z ulgi na start, czyli płacić tylko składkę zdrowotną, a potem przez 24 miesiące opłacać preferencyjne składki społeczne. Ulga nie przysługuje jednak, jeśli w ostatnich 60 miesiącach prowadził działalność albo jeśli zamierza świadczyć dla byłego pracodawcy to, co robił u niego na etacie w tym lub poprzednim roku. Po trzecie, VAT. Zwolnienie podmiotowe obowiązuje do 240 tys. zł sprzedaży rocznie, ale kto zaczyna w trakcie roku, liczy limit proporcjonalnie do okresu prowadzenia sprzedaży. Przy jesiennym starcie to kwota kilkukrotnie niższa niż 240 tys. zł.

Przykład: firma rozpoczyna sprzedaż 2 listopada 2026 r. Do końca roku zostaje 60 dni, więc jej limit zwolnienia z VAT wynosi 240 000 zł × 60 / 365, czyli ok. 39,5 tys. zł. Przy starcie 1 grudnia to już tylko ok. 20,4 tys. zł. Przekroczenie limitu oznacza utratę zwolnienia od transakcji, którą go przekroczono, i obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT.

Nowe firmy w systemie KSeF. Uwaga na limit 10 tys. zł brutto

Osoby zakładające firmę jesienią powinny też pamiętać o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Do końca 2026 r. przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość faktur nie przekracza 10 tys. zł brutto, mogą wystawiać je poza systemem. Wystarczy jednak jeden miesiąc powyżej tej kwoty, by obowiązek zaczął działać od razu i na stałe. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie także najmniejsze firmy.

Co zrobić przed rejestracją działalności? Potrzebny profil zaufany albo aplikacja mObywatel

Kto planuje założyć firmę w najbliższych tygodniach, powinien najpierw założyć profil zaufany albo aplikację mObywatel, a dopiero potem siadać do formularza. Przed wysłaniem wniosku warto policzyć, która forma opodatkowania się opłaca, sprawdzić prawo do ulgi na start i oszacować sprzedaż do końca roku pod kątem limitu VAT. Kto mimo wszystko chce jeszcze złożyć wniosek papierowy, ma na to w praktyce czas do piątku 30 października, bo 31 października wypada w sobotę.

Źródło: https://ksiegowosc.infor.pl/